Een documentencontrole is een controle door de Douane waarbij de aangifte en de bijbehorende documenten worden geverifieerd zonder de goederen fysiek te inspecteren.
Controle van aangifte en documenten zonder fysieke inspectie van goederen
Meest voorkomende controlesoort na automatische vrijgave
Documenten moeten doorgaans binnen 24-48 uur worden overgelegd
Kan worden omgezet naar fysieke controle bij onregelmatigheden
Vlotte afhandeling vereist vooraf verzamelde en gecontroleerde documentatie
Een documentencontrole is een controlehandeling van de Douane waarbij de douaneaangifte en de bijbehorende documenten worden gecontroleerd zonder dat de goederen fysiek worden geinspecteerd. De Douane verifieert of de gegevens op de aangifte (goederencode, douanewaarde, oorsprong, gewicht) consistent zijn met de onderliggende documenten zoals de commerciele factuur, paklijst, vervoersdocument en eventuele oorsprongscertificaten of vergunningen. Het is de meest voorkomende vorm van douanecontrole na automatische vrijgave.
Bij een documentencontrole ontvangt de aangever (doorgaans de douane-expediteur) een elektronisch bericht van DMS met het verzoek om specifieke documenten over te leggen. Dit kunnen zijn: de originele factuur, een oorsprongscertificaat (EUR.1, ATR, Form A), een invoervergunning, een keuringsrapport, of andere documenten die de aangifte onderbouwen. De documenten moeten doorgaans binnen een gestelde termijn worden overgelegd, vaak binnen 24 tot 48 uur.
De doorlooptijd van een documentencontrole is doorgaans korter dan die van een fysieke controle. Als de documenten in orde zijn en consistent met de aangifte, wordt de vrijmaking verleend. Als er onregelmatigheden worden geconstateerd, zoals een hogere factuurwaarde dan aangegeven of een ontbrekend oorsprongscertificaat, kan de Douane nadere uitleg vragen, de aangifte laten corrigeren, of besluiten om de controle om te zetten naar een fysieke controle. Een vlotte documentencontrole vereist dat de importeur en expediteur alle documenten vooraf verzameld en gecontroleerd hebben.
Een invoeraangifte voor textielproducten uit Turkije wordt geselecteerd voor documentencontrole. DMS stuurt een bericht naar de expediteur met het verzoek om de commerciele factuur, het ATR-certificaat (voor preferentieel tarief onder de EU-Turkije douane-unie) en de paklijst te overleggen. De expediteur uploadt de documenten dezelfde middag via het DMS-portaal. De Douane controleert de documenten: de factuurwaarde komt overeen met de aangifte, het ATR-certificaat is geldig en de goederenomschrijving is consistent. Binnen 4 uur na overlegging van de documenten wordt de status gewijzigd naar "Toestemming Wegvoering". Totale vertraging ten opzichte van automatische vrijgave: 6 uur.
De Douane kan alle documenten opvragen die de aangifte onderbouwen: commerciele factuur, paklijst, vervoersdocument (B/L, AWB, CMR), oorsprongscertificaten (EUR.1, ATR, Form A), invoervergunningen, keuringsrapporten, conformiteitsverklaringen en koopcontracten.
Als de documenten snel worden overgelegd en in orde zijn, kan een documentencontrole binnen enkele uren worden afgerond. De Douane stelt doorgaans een termijn van 24-48 uur om de documenten te overleggen. De totale doorlooptijd is sterk afhankelijk van hoe snel de aangever reageert.
Nee, de goederen worden pas vrijgegeven nadat de documentencontrole succesvol is afgerond. De status in DMS blijft "geblokkeerd" totdat de Douane de documenten heeft beoordeeld en goedgekeurd. Het is daarom belangrijk om documenten zo snel mogelijk te overleggen.
Ontdek meer over gerelateerde douanetermen
CustomsLens automatiseert uw douaneprocessen met AI. Van documentherkenning tot aangifte, wij maken het eenvoudig.